Ad hoc to termin określający pracę, która nie jest częścią formalnego planu. Może to być wszystko, od jednorazowego projektu po projekt poboczny. W niektórych przypadkach może również oznaczać grupę osób pracujących wspólnie nad projektem.
Projekty ad hoc to zazwyczaj małe, krótkoterminowe programy. Często wynikają z napiętych terminów lub niespodziewanych problemów. Programy te są często krytykowane jako nieprzemyślane, ale mogą też mieć pozytywny wpływ na spójność i produktywność zespołu.
Praca ad hoc może przybierać różne formy, w zależności od branży. Przykłady pracy ad hoc to nadrabianie zaległości i zadania administracyjne. Może również obejmować spotkania ad hoc, komitety i komisje. Wszystkie te działania są nieplanowanymi wydarzeniami lub czynnościami, ale nadal stanowią ważne elementy kultury zespołu.
Kiedy pojawia się prośba o pracę ad hoc, upewnij się, że wiesz, na czym dokładnie polega problem i kto jest za niego odpowiedzialny. Pozwoli to uniknąć nieefektywności. Jeśli nie możesz szybko zareagować na doraźną prośbę, może ona pochłonąć Twój czas i zasoby. Może się nawet okazać, że wydasz pieniądze, których nie będziesz w stanie odnaleźć.
Jasne i konkretne cele sprawią, że zwołujący skupi się na zadaniu. Najlepszym sposobem na zapewnienie efektywnej pracy zespołu jest stworzenie standardowego procesu składania wniosków. Możesz na przykład stworzyć scentralizowaną kolejkę wniosków, która będzie dostępna dla każdego w organizacji. Możesz też wyznaczyć inną osobę, która codziennie będzie zajmować się wnioskami ad hoc.
Menedżerowie projektów ad hoc mogą tworzyć strawne dzienniki i pisemne podsumowania projektów. Mogą też czerpać dane z oprogramowania do zarządzania projektami, co pomaga im śledzić ich postępy. W rezultacie te projekty mają mniejsze szanse na przeniknięcie do innych obszarów działalności.
W miarę możliwości ważne jest, aby zablokować czas przeznaczony na projekty ad hoc. Dzięki temu reszta zespołu nie będzie zakłócana przez pracę ad hoc. Jeżeli jednak zespół wykonuje już swoje podstawowe obowiązki, nie zawsze jest możliwe wstrzymanie prac ad hoc.
Celem projektów ad hoc jest znalezienie rozwiązania konkretnego problemu. Zdarzają się sytuacje, kiedy praca ad hoc jest potrzebna, np. kiedy wprowadzany jest nowy produkt lub pojawia się nietypowa sytuacja. Uporządkowanie i udokumentowanie wszystkich zadań może być kluczem do sukcesu projektów ad hoc.
Często spotkania ad hoc mogą być równie produktywne jak spotkania planowane. Planując spotkanie ad hoc, upewnij się, że jest ono łatwe w obsłudze i że wszyscy uczestnicy mogą w nim uczestniczyć. Wykorzystanie technologii na spotkaniu ad hoc może pomóc w zwiększeniu zaangażowania i produktywności.
Komitet ad hoc może być świetnym sposobem na zajęcie się niespodziewanym wydarzeniem lub nietypowym problemem. Komitet ad hoc to grupa ludzi z różnych środowisk, którzy spotykają się w określonym celu. Zazwyczaj składają się z osób z różnych działów organizacji. Czasami w skład komitetu wchodzą eksperci, którzy mogą wnieść unikalną wiedzę.
